明略科技集团办公用品管理全流程图

文件编号：HR-ADM-SOP-002 ｜ 版本：V1.0 ｜ 发布部门：行政部
适用范围：全体员工、各职场行政负责人、行政部 ｜ 覆盖职场：北京、上海、广州、烟台、资阳
① 年度预算制定（每年12月）
行政部汇总当年实际支出
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行政部次年人员+业务预测
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制定年度预算
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管理层审批
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年度预算确定
↓
② 季度预算确认（每季度初，5个工作日内）
职场负责人确认本季度预算
→
提交秒报销预算流程
→
费用是否异常？
→
异常 → 及时反馈行政部
✅ 无异常 → 正常执行本季度预算
⚠️ 有异常 → 反馈行政部协调处理
↓
③ 月度采购计划
职场负责人需求预测
现有库存 + 节假日/活动因素
→
历史参考
采购频率 + 补货周期
→
预算核查
估算总价 vs 可用余额
✅ 预算内 → 正常推进采购
❌ 超预算 → 削减非紧急物品 / 向行政部申请追加预算
↓
④ 采购执行
职场负责人向供应商下单
海创恒源 / 行政部批准的供应商
→
跟踪物流
预估到货时间
→
到货验收
品名/规格/数量/外观质量
→
验收通过？
✅ 通过 → 当天完成扫码入库登记
❌ 不符 → 立即联系供应商处理，拒绝签收
↓
⑤ 库存管理（入库 → 出库 → 补充）
入库
扫码入库登记
名称/数量/规格/日期/品牌/备注
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存放
库房台账登记
公共取用区补充
→
出库
根据公共取用区余量
及时适量补充 → 扫码出库
名称/数量/日期
↓
⑥ 员工领用
员工至公共取用区
→
扫码领用
按需取用，不得囤积/私用
→
库存不足？
→
告知职场行政负责人补充
常规消耗品：直接扫码领用，无需填表申请
活动/接待专项：单独提交"活动采购专项申请" → 行政部审批 → 走专项预算
↓
⑦ 季度盘点（每季度最后一周）
职场负责人实物清点
所有物品逐一记录
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与系统台账逐项核对
→
盘点结果
✅ 账实相符 → 正常
❌ 账多实少 → 明确差异原因 → 更正数据
⚠️ 账少实多 → 明确差异原因 → 更正数据
↓
⑧ 月度/季度/年度数据分析
职场负责人系统数据录入
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月度/季度/年度数据分析
→
预算校准 + 成本分析
→
行政部管理优化决策
→
半年市场比价
确保高频物品价格合理

🚫 红线规则

📋 管理原则

图例：
行政部
职场负责人
员工
管理层
决策节点
明略科技集团 HR-ADM-SOP-002 V1.0 ｜ 行政部制定并负责解释